Za nami kolejne wdrożenie systemu odręcznego podpisu elektronicznego SignaturiX. Było to wdrożenie, na swój sposób wyjątkowe. Po pierwsze rozmowy na temat wdrożenia rozpoczęliśmy w trakcie marcowo – majowego lockdown. W tym czasie wszystkie salony SPA czy gabinety beauty były zamknięte. Branża zastanawiała się jak przetrwać ten trudny okres i mało kto myślał o jakichkolwiek inwestycjach, dlatego jeszcze raz dziękujemy Beauty Skin za zaufanie wdrożenie SignaturiX w sektorze MŚP w oparciu o chmurę. Dotychczasowe wdrożenia miały miejsce w dużych organizacjach w branżach takich jak logistyka czy finanse.

Krok 1 Stan początkowy

Klinika Zdrowia i Urody Beauty Skin posiada 3 lokalizacje. Dwie w Warszawie, jedną w Radomiu. Klinika świadczy usługi zakresu medycyny estetycznej i chirurgii. Każda z klientek przed zabiegiem wypełniała papierowe karty informacyjne (przebyte choroby, uczulenia i alergie itd.). Klinika również wypełniała karty zabiegów klientek (zabiegi, daty, osoba wykonująca zabieg itd.). Karty klientek i zabiegów przypisanych do klientki przechowywane były w miejscu w którym je wypełniła, w formie papierowej. Klinika nie posiada kadry oraz odpowiedniej infrastruktury IT umożliwiającej lokalne utrzymanie systemu. Tak działa zdecydowana większość salonów beauty w Polsce.

Krok 2 Czy można działać inaczej? Lepiej?

A co, jeśli klientka zapisała się na pierwszy zabieg w Klinice na Powiślu, ale drugi chce zrealizować w Klinice Żoliborz lub podczas wyjazdu służbowego chce skorzystać z relaksującego masażu w Klinice Radom? Co z jej kartą zabiegów? Nie powinna też jej wypełniać w każdej klinice osobno – to jest wyjątkowo irytujące i czasochłonne. A może salon, w którym wypisywała pierwszą kartę zabiegów powinien je w ślad za klientami wysyłać? Tylko ani to bezpieczne ani wygodne, nie wspominając o aspektach logistycznych. Pytanie jak podejść do tematu. Co zrobić z kartami informacyjnymi klientek, jak rozwiązać problem kart zabiegów – tak aby wszystkie niezbędne informacje zawsze, bez względu na miejsce realizacji usługi były aktualne?

Krok 3 SignaturiX – rozwiązaniem

Rezygnacja z papieru, przyspieszenie procesu, umieszczenie systemu w chmurze zachowując wysokie bezpieczeństwo danych. To hasła klucze naszego ostatniego wdrożenia. Procesy związane z obsługą klientek: wypełnianie kart informacyjnych oraz kart zabiegów są przeniesione do chmury. Każdy z salonów ma do tych danych dostęp w razie umówienia się klientki na wizytę. Jest również możliwość zastrzeżenia danych klientki do której dostęp ma tylko 1 salon. Klientka wypełnia kartę informacyjną na tablecie Samsung a nie jak dotychczas długopisem na kartce. Następnie podpisuje wypełniony dokument za pośrednictwem naszej technologii a system generuje plik PDF zgodny z wymaganiami eIDAS oraz standardami ISO 32000-1:2008 i 19794-7 w formacie PAdES B-T. Dokument zapisywany jest w chmurze. Zrealizowane zabiegi także potwierdzane są odręcznym podpisem elektronicznym.

Krok 4 Licencje

W przypadku wdrożenia SignaturiX w Beauty Skin najkorzystniejszy dla klienta okazał się model licencjonowania oparty o liczbę podpisów (składanych przez klientki i pracowników). Rozliczenie następuje za „wykorzystaną ilość podpisów” za pośrednictwem naszego rozwiązania. To idealne rozwiązanie właśnie dla MŚP.

Krok 5 Korzyści o których mówi klient po wdrożeniu.

"Wdrożenie SignaturiX to same korzyści: zdecydowanie szybsza rejestracja i obsługa klientek, szybka i bezproblemowa dostępność karty zabiegów, potwierdzenie odbytych zabiegów odręcznymi elektronicznymi podpisami klientek, oszczędności związane z zakupem papieru, tonerów, przechowywaniu kart pacjentek. Bardzo miłym zaskoczeniem była dla mnie reakcja naszych klientek. Są zachwycone nowoczesnością rozwiania. A ich zadowolenie – to nasz priorytet”. Tak po zakończeniu wdrożenia relacjonuje je Pan Gabriel Brzozowski – właściciel Kliniki Zdrowia i Urody Beauty Skin.

Wnioski

Wbrew obiegowej opinii, wdrożenia IT to nie niekończące się projekty trwająca latami. Udane wdrożenie SignaturiX przy pełnej współpracy i dobrze zdefiniowanych założeniach i danych wyjściowych można zrealizować w mniej niż miesiąc. W przypadku opisywanego wdrożenia warto zwrócić uwagę na brak możność kontaktu osobistego i pełnej pracy zdalnej nad projektem. Zarówno ze strony zespołu Monolit IT jak i pracowników Kliniki Zdrowia i Urody Beauty Skin. Za tą wspólną pracę z tego miejsca jeszcze raz bardzo dziękuję.

Foto: Klinika Zdrowia i Urody Beauty Skin