Rok 2019 to rok pierwszych wdrożeń systemu SignaturiX u naszych Klientów w różnych obszarach. Można tu wymienić choćby sektor finansowy, służbę zdrowia czy największą polską firmę kurierską. Staramy się uważnie wsłuchiwać w ich oczekiwania, czego efektem są nowe wersje rozwiązania zawierające wiele ulepszeń. Poniżej zestawienie niektórych z nich – zdaniem naszym i naszych Klientów najbardziej znaczących.

Podpisywanie dokumentów - usprawnienia
Elektroniczne podpisywanie dokumentów powinno być proste, intuicyjne. W przypadku odręcznego podpisu elektronicznego chcemy mieć odbiór jak najbardziej zbliżony do tradycyjnego podpisywania dokumentu na papierze. Stąd idea uproszczonego trybu podpisywania – minimalistycznego, intuicyjnego interfejsu, gdzie miejsce do złożenia podpisu jest widoczne bezpośrednio pod dokumentem. Tryb uproszczony sprawdza się świetnie w przypadku dokumentów masowych (np. polecenie wypłaty w okienku kasowym) czy wszelkiego rodzaju zgód (w tym RODO) - wszędzie tam, gdzie chcemy szybko, sprawnie i wygodnie złożyć podpis pod prostym dokumentem.

Podpisywanie dokumentu w trybie uproszczonym.

Od odręcznego podpisu elektronicznego oczekujemy jednak więcej niż od zwykłego podpisu na papierze. Z jednej strony, jak opisałem wyżej zależy nam, aby złożenie podpisu było równie łatwe i szybkie, z drugiej chcemy dostać coś ekstra. Coś, czego nie załatwi nam zwykły czy nawet elektroniczny długopis na kartce papieru. Oczekujemy, aby rozwiązanie w pełni elektroniczne pomogło nam wyeliminować błędy typowe dla wypełnienia dokumentów papierowych. Odpowiadając na zapotrzebowania naszych Klientów na początku 2019 roku wydaliśmy nową wersję SignaturiX zawierającą zaawansowany system walidacji pól podpisywanego formularza. Przy pomocy SignaturiX możemy nie tylko określić pola wymagalne (bez których wypełnienia nie można podpisać dokumentu), możemy także określić typ wypełnianego pola i w zależności od niego narzucić np. format daty, zakres liczbowy, ilość znaków i inne parametry walidacji.

 Prosta walidacja - wymagalność wypełnienia pola.

Nowe rozwiązanie umożliwia także ustalenie kolejności składania podpisów. W połączeniu z możliwością wiązania pól formularza z odpowiednimi polami podpisu, dostajemy rozwiązanie, dzięki któremu możemy mieć pewność, że dokument został podpisany w odpowiedniej kolejności, a każdy podpisujący zaakceptował swoją część formularza – blokując jednocześnie innym podpisującym możliwość nieuprawnionej modyfikacji jego treści.

Określenie kolejności podpisywania.

Idąc dalej w temacie prostoty, należy zauważyć że w niektórych procesach nie potrzebujemy użycia kwalifikowanych czy zaawansowanych podpisów elektronicznych (jeśli obce są Tobie te pojęcia zachęcam do skorzystania z naszego FAQ na stronie SignaturiX.pl). W związku z rozporządzeniem RODO firmy mogą mieć obawy przed zbieraniem biometryki, w procesach, które tego nie wymagają np. w przypadku niektórych procesów wewnętrznych. O ile zastosowanie odręcznego podpisu biometrycznego w przypadku podpisania umowy o pracę jest jak najbardziej zasadne, o tyle w przypadku np. akceptacji urlopu czy delegacji wystarczyłby zwykły podpis elektroniczny (bez danych biometrycznych). Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom w pierwszej połowie 2019 roku umożliwiliśmy w SignaturiX składanie podpisu bez danych biometrycznych. Oznacza to, że po wdrożeniu SignaturiX możemy zdecydować w jakich procesach używać podpisu biometrycznego, a w jakich zwykłego – część dokumentów może być podpisywana odręcznie na dedykowanych signpadach/tabletach, a część myszką na ekranie zwykłego komputera. To wszystko w ramach jednego rozwiązania i jednej licencji!

Podpisywanie bez biometrii.

Wprowadziliśmy także wiele nowości dotyczących wyświetlania dokumentu przed jego podpisaniem. Jako przykład możemy wymienić obsługę wyświetlania adnotacji, komentarzy dodanych w popularnych programach do przeglądania dokumentów PDF (np. Adobe Reader). Przy podpisywaniu dokumentu w SignaturiX masz pewność, że wiesz co podpisujesz. Jeśli jednak mimo wszystko zdecydujesz o złożeniu podpisu na papierze – dokument można przed podpisaniem pobierać lub wydrukować bezpośrednio z SignaturiX i podpisać na papierze.

 Nowe możliwości w trybie podpisywania dokumentu.

Ulepszony proces weryfikacji biometrii
Od początku budowy rozwiązania SignaturiX stawialiśmy na bezpieczeństwo nie tylko samego podpisywania, ale także dostępu do biometryki podpisu. W 2019 roku proces został zweryfikowany przez prawników i zostało wprowadzonych kilka ulepszeń, dzięki którym nasz proces jest jedynym w swoim rodzaju, najbardziej zaawansowanym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem na rynku. W ramach dodatkowej usługi bezpiecznie generujemy i przechowujemy klucz szyfrujący biometrykę. Umożliwiamy także organom państwowym takim jak sądy i biegli sądowi skorzystanie z dedykowanego oprogramowania do deszyfracji i eksportu danych biometrycznych z dokumentu, a także z oprogramowania do analizy podpisów biometrycznych. Proces ten jest skonstruowany w taki sposób, że Monolit IT na żadnym etapie postępowania nie przetwarza analizowanych dokumentów, ani zawartych w nich danych biometrycznych, a klucz prywatny niezbędny do odszyfrowania danych biometrycznych podpisu nigdy nie opuszcza urządzenia HSM, a co za tym idzie nie jest nigdzie przekazywany i nie ulega skompromitowaniu.

Wdrożenie bez konieczności integracji
SignaturiX jest narzędziem do bezpiecznego podpisywania dokumentów PDF. Rozwiązanie zostało zaprojektowane w taki sposób, aby maksymalnie ułatwić integrację tego narzędzia z istniejącymi systemami. Odpowiada za to nasze uniwersalne API (do wyboru SOAP lub REST) dzięki któremu możemy w łatwy sposób przesłać dokument do podpisu i odebrać podpisany. Integracja jest bardzo prosta, a nasze dotychczasowe doświadczenia wskazują, że także bardzo szybka – wystarczy zaledwie kilka dni pracy programistów i mamy kompletne, zintegrowane rozwiązanie. Czasem jednak nasi Klienci ze względu na zapisy w umowach z innymi dostawcami oprogramowania nie mogą modyfikować czy integrować w systemy, których używają lub byłoby to dla nich zbyt drogie. Nic straconego!

Wystarczy skorzystać z modułu Client rozwiązania SignaturiX, który został znacząco rozwinięty w mijającym roku. Podstawowym zadaniem modułu Client, które nie uległo zmianie, jest zasilenie modułu podpisywania odpowiednim dokumentem oraz pobranie go po podpisaniu – czyli zasymulowanie działania systemu dziedzinowego. Tegoroczną nowością są natomiast nowe możliwości związane z zarządzaniem szablonami, dzięki którym jesteśmy w stanie skonfigurować szablon tak, aby przekazanie dokumentu do podpisania było maksymalnie szybkie i proste – wystarczy kliknięcie jednego przycisku! A to wszystko przy zachowaniu opisywanych wcześniej funkcjonalności jak określenie trybu podpisywania, typu podpisu, walidacji pól czy kolejności podpisywania.

Moduł Client - Podpisanie dokumentu utworzonego z szablonu.

Dodatkowo wprowadziliśmy możliwość konfigurowania motywów graficznych systemu podpisywania SignaturiX, jak i opisywanego modułu Client tego rozwiązania. Dzięki temu każda organizacja może ustawić własny wygląd całego rozwiązania (przykładowo: logo, kolory przycisków, tła, czcionek) szybko i przyjemnie, korzystając z prostego konfiguratora.

Motywy - ustawienie wyglądu aplikacji.

Moduł biometryczny
Opisałem wyżej sytuację, w której umożliwiamy wdrożenie SignaturiX bez integracji z zastanymi w organizacji systemami. Zdarzają się jednak przypadki zupełnie odwrotne tj. gdy w organizacji istnieje już system obsługi, wyświetlania, a czasem nawet podpisywania dokumentów PDF (bez danych biometrycznych). W takich przypadkach naturalna byłaby integracja polegająca na wyświetleniu okna do pobrania biometryki w naszej własnej aplikacji lub aplikacji innego dostawcy. Tu przychodzi nam w sukurs moduł biometryczny SignaturiX! Pozwala on na składanie podpisów z poziomu własnej aplikacji webowej. Wystarczy kilka dodatkowych linijek kodu i możemy uzbroić Wasz system w rozwiązanie odręcznego podpisu elektronicznego. Oczywiście okno wygląd okna do składania podpisu możemy łatwo modyfikować, dzięki czemu wpasuje się ono w Wasza aplikację - użytkownik będzie miał poczucie pracowania na jednej, cały czas tej samej aplikacji.

Moduł biometryczny - okno do pobrania biometrii podpisu w systemie
zewnętrznym (Klienta).

Dodatkowe zabezpieczenia
Oczywiście rozwój bezpiecznego rozwiązania to także ciągły rozwój jego zabezpieczeń. Jest ich dużo, a większości z nich (właśnie ze względów bezpieczeństwa) i tak nie chciałbym tutaj wymieniać. Wspomnę tylko o tym, że wprowadziliśmy dodatkowe mechanizmy bezpieczeństwa chroniące dokumenty wyświetlane w systemie SignaturiX, a także dodatkowe notyfikacje - dzięki którym system zewnętrzny otrzymuje informacje na temat tego, co się aktualnie dzieje z dokumentem w systemie SignaturiX.

Nowy model licencjonowania
Na końcu tego artykułu warto wspomnieć jeszcze o nowym sposobie licencjonowania. O ile model licencjonowania oparty o liczbę użytkowników (stanowisk podpisywania dokumentów) nie uległ zmianie, o tyle powstał nowy alternatywny model licencjonowania oparty o liczbę podpisów. Polega on w skrócie na tym, iż wystarczy wykupić paczkę podpisów i rozwiązania można używać przez dowolną liczbę użytkowników. Paczka jest ważna rok, a im większą liczbę podpisów zawiera, tym tańszy pojedynczy podpis. Rozliczamy się z Klientami miesięcznie – za zużytą ilość podpisów. To bardzo wygodne i coraz bardziej popularne podejście wśród naszych Klientów.

Dowiedz się więcej na temat SignaturiX >>

Zobacz film o odręcznym podpisie elektronicznym SignaturiX >>

Zachęcam do kontaktu!